Elektronische Kommunikation mit der Stadt Hammelburg

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an die Stadt Hammelburg ist für "nicht formgebundene" Schreiben unter folgenden Voraussetzungen, ausschliesslich an über die Internetseiten der Stadtverwaltung veröffentlichte Mailadressen, zulässig:

Die Stadt Hammelburg nimmt Dokumente nur in folgenden Dateiformaten entgegen:
- Textdateien im Format ANSI (*.txt)
- Rich Text Format (*.rtf)
- Word für Windows (*.doc) in den Versionen 97 bis 2003
- Portable Document Format (*.pdf) in den Versionen 1.3 und 1.4
- Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
- Graphics Interchange Format (*.gif)
- Tag Image File Format (*.tif)
- Bitmap Pictures (*.bmp)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden. Nicht lesbare Dateiformate werden an die Absenderstelle zurückgeschickt.

Die Gesamtgröße einer E-Mail incl. Anhänge (Attachments) an Funktionspostfächer ist auf eine Größe von 20 Megabyte (MB) beschränkt.

Dateien in unter Punkt 2 genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Hammelburg nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.

Die Stadt Hammelburg verwendet eine Software zur Filterung von unerwünschten E-Mails (Spam-Filter). Durch den Spam-Filter können Ihre E-Mails abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden.
Bitte beachten Sie, dass u.a. auch wegen der generellen Unsicherheit im Bereich der Email-Kommunikation eine Übermittlung nicht immer gewährleistet werden kann. In wichtigen Angelegenheiten sollte auf Fax oder den Postweg zurückgegriffen werden.

Anträge, für die gesetzlich die Schriftform notwendig ist (z.B. Antrag auf Reisepaß), können noch nicht elektronisch übermittelt werden.
Dies ist bei der Stadt Hammelburg derzeit auch nicht im Rahmen der Vorschriften des Art. 3a BayVwVfG durch qualifizierte elektronische Signatur möglich. Bitte nutzen Sie in diesen Fällen die Papierform mit Unterschrift. Ansonsten gelten die Regelungen des Art. 3a BayVwVfG.

Art. 3a BayVwVfG - Elektronische Kommunikation

(1) Die Übermittlung elektronischer Dokumente ist zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet.
(2) Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. In diesem Fall ist das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz zu versehen. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht ermöglicht, ist nicht zulässig.
(3) Ist ein der Behörde übermitteltes elektronisches Dokument für sie zur Bearbeitung nicht geeignet, teilt sie dies dem Absender unter Angabe der für sie geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit. Macht ein Empfänger geltend, er könne das von der Behörde übermittelte elektronische Dokument nicht bearbeiten, hat sie es ihm erneut in einem geeigneten elektronischen Format oder als Schriftstück zu übermitteln.